Participar en proyectos de alta inversión siempre es atractivo para todo profesionista, es la oportunidad de
inscribirse en los libros de la historia de la empresa al ser parte de las
decisiones que marcarán “un antes y un después”, dejar huella y adquirir un mejor posicionamiento para el crecimiento dentro del organigrama.
En este artículo les comparto 10 puntos
importantes que se deben tener presentes para desarrollar y afianzar
experiencia durante el ciclo de evaluación de grandes proyectos de inversión,
especialmente aquellos relacionados a “Capital Equipment”. Estos conceptos también
pueden ser aplicados a proyectos de inversión de cualquier clase de servicios y sistemas.
El presente artículo es el preámbulo
para el tema que les compartiré más adelante, donde les hablaré de
los aspectos clave de análisis para elegir la mejor solución en un proyecto de alta
inversión.
1.- PRIMERAS DECISIONES
Cuando las propuestas de soluciones
e inversión por parte de los proveedores empiezan a llegar, el monto de la
inversión, por lo general, es el punto de referencia principal que empuja propuestas
hacia una decisión de aceptación o descarte, se tiende a proceder de manera muy
técnica a descartar opciones cuando se dejan fuera las propuestas con monto de
inversión en los extremos, es decir, las opciones de mayor y de menor
inversión, enfocándose a las opciones que quedaron “en medio”, en el promedio, que
aparentemente ofrecen lo mismo, etc.
Un impulsivo análisis técnico
supone de manera instintiva que los extremos generan desconfianza, al pensar inconscientemente
en términos de variabilidad, de suponerlos como defectos al verlos alejados, o
fuera, de un rango promedio.
Tomar primeras decisiones de descarte
siguiendo únicamente un pensamiento técnico-matemático, representa una
tendencia de impulso técnico, de ingeniería básica, espontaneidad pura de
acuerdo a Seis Sigma cortando las colas extremas que considera precisamente los
extremos como algo malo.
Esta tendencia de realizar acción inmediata es
bastante válida, y de carácter mandatorio, en ingeniería de procesos donde se
analizan repeticiones y ciclos. En el caso de ingeniería de proyectos,
económica e inversiones es un error aplicar este impulso pues se deben considerar,
además, factores de estrategia, financieros, planeación, garantías,
mantenimiento, crecimiento, entre otras más.
2.- TODAS LAS OPCIONES APORTAN VALOR
No se debe descartar ninguna de las
opciones sin ser analizada, no se debe generar antipatía o sesgo de manera
impulsiva. La importancia de un comité de evaluación que mantenga una
metodología de consenso, con experiencia de acuerdo a la magnitud del proyecto,
cubriendo todos los ángulos de interés, es de mucha relevancia para el reflejo
de resultados positivos en el corto plazo.
Cuando es la primera vez y no se
cuenta con la experiencia necesaria, los consultores externos pueden participar
en apoyar, más nunca en decidir, determinando las ventajas y desventajas de
todas las opciones.
Cuando se estudia el caso de
negocio para realizar una fuerte inversión en equipos de fabricación, muchos
financieros envuelven a los ingenieros y directores de operación en llevar al
extremo a los proveedores, a bajar al mínimo posible el monto de la inversión
por realizar, justificando que es el camino de la administración responsable y
moderna. “Salvemos a la empresa controlando estrictamente nuestros gastos”.
Un dólar reducido es algo que dejas de recibir, especialmente
cuando se trata de inversión en equipos de fabricación.
Se debe tener claro cuándo se debe
realizar una reducción en extremo, debe aplicarse con los gastos de operación
diaria, con los indirectos, con los consumibles, buscando elevar la eficiencia,
trabajando con la verdadera cadena de suministro extendida que optimiza gastos
para todos (proveedores, empresa, distribuidores y clientes).
Mientras tanto en
las inversiones, se debe apostar por la mejor solución que aporte beneficios
tangibles e intangibles, que haga la diferencia, que genere el antes y después
de manera positiva en las operaciones, en la calidad, el servicio y,
especialmente, en la contraloría diaria.
3.- PROVEEDORES ESPECIALIZADOS vs OPORTUNISTAS
Los proveedores especializados no
viven de “robar” a sus clientes con propuestas de alta inversión, ni tampoco pretenden
“estafar” a sus clientes con propuestas de baja inversión. Se debe entender que
cada proveedor tiene su modelo de negocio, sus estrategias, que venden
experiencia y garantía con autoridad comprobada. Sin embargo, lamentablemente también
existen los proveedores oportunistas que viven de dar soluciones aparentes que
cubren el corto plazo, generando muchos problemas y gastos en el mediano y
largo plazo.
En mi experiencia, un indicativo de
estos últimos son los proveedores que van modificando su propuesta haciéndola más
adecuada al deseo que a la solución integral. Algunos han llegado a prometer una solución que después no logran arrancar y
estabilizar en punto sin inversión adicional por parte del cliente.
En ocasiones
es el vendedor prometiendo nuevas condiciones de la solución, en su afán de lograr
la venta, sin tocar base con su equipo de ingeniería acerca de la factibilidad
de las mismas.
La diferencia en la inversión, lo
que se deja de pagar o se consigue reducir, es en realidad la falta de
experiencia que el proveedor no puede cobrar.
4.- ILUSIONES Y CONSECUENCIAS DE REDUCIR EN EXTREMO UNA INVERSIÓN
Con una inversión reducida con
ajustes extremos, o como se conoce en lenguaje coloquial “comprando gato por
liebre”, por un lado, los libros financieros llegan a tener una mejor
apariencia para la amortización de la inversión: “se realizó un ahorro
importante” es la frase común de festejo.
Sin embargo, el ahorro “logrado” en
activo fijo en realidad fue trasladado a gastos de “los daños colaterales”, los
cuales tendrán que ser explicados por esos mismos ingenieros que no tuvieron la
visión de negocio, y a largo plazo, creadores de su propio holocausto
estabilizando una operación y aguantando la presión de servicio a clientes. El
ahorro inicial en realidad fue “desparramado” para ser aplicado en los
siguientes meses, bajo conceptos de estabilización operativa y sobregastos para
compensar servicio al cliente.
El instinto de negocio debe estar
presente, debe aplicarse y entender sus beneficios intangibles, se debe visualizar
el largo plazo. Definiendo el instinto de negocio, se trata del verdadero
conocimiento y entendimiento de los productos, procesos y del comportamiento de
la industria en la que se trabaja, logrando relacionar estos puntos mencionados
con los impactos financieros directos e indirectos en el corto y mediano plazo.
Se debe mencionar que, para lograr tener un conocimiento y un entendimiento
pleno de un caso de negocio, se requiere la habilidad para mezclar análisis, proactividad,
mitigación de riesgos y pensamiento a futuro, es decir dominar los 4 estilos
sociales para saber aportar desde cada punto de vista.
5.- CONGRUENCIA ENTRE LO QUE SE PIDE Y SE EVALÚA
Debemos tener presente, en todo
momento, que los proveedores son especialistas en el tema, que están dispuestos
a desarrollar la mejor solución y entregar el nivel de detalle de la misma que
sea necesario para poder realizar un buen análisis comparativo. He visto
empresas entregar especificaciones en un RFQ, Request For Quotation, y poner a
trabajar a proveedores en detalle sobre la misma, siendo después un comité el
que evaluará las soluciones desarrolladas, sin tener conocimiento de los
detalles solicitados en el RFQ. Es increíble, pero es cierto.
He visto a empresas explicar a
proveedores que sus soluciones no son óptimas por haber incluido determinadas
características, cuando el RFQ describe el escenario que demanda esas mismas
características que, casualmente, son las que incrementan el precio de la
solución y que los proveedores que no la incluyeron ofrecieron una solución de
menor costo. Se debe ser congruente. Es aquí cuando los proveedores, después de
recibir esta noticia del motivo de descarte, con certeza predicen el tipo de
problemas que la empresa tendrá al tomar una solución que no incluye los puntos
técnicos descritos en el RFQ, aclarando que no es “mala vibra” la predicción,
es simplemente la experiencia en el desarrollo de soluciones describiendo lo
que ha visto en otros lados.
6.- CUANDO EL PROVEEDOR RECHAZA PARTICIPAR EN LICITACIÓN
Este es el otro lado de la moneda. Se debe trabajar propuestas con
diferentes proveedores, crear el benchmarking. No se debe descartar a ningún
proveedor de manera anticipada, pero también se da el caso cuando un proveedor
rechaza participar en la licitación de tu proyecto. Se debe prestar mucha
atención cuando este escenario se presenta. El orgullo de un “comprador” que es
rechazado por un “vendedor”, puede cegar una fuente de aprendizaje que genera
valor en los análisis comparativos que están por llegar en la licitación actual.
Los motivos principales por los que
un proveedor descarte a un cliente se basan precisamente en la experiencia, los
proveedores también hacen la tarea y buscan investigar lo más que se pueda por
parte del cliente, de sus productos, de su mercado, se cumple la regla que mientras
más tiempo en el negocio mayor la experiencia.
7.- MOTIVOS DE RECHAZO COMUNES
A) Las soluciones que el proveedor
desarrolla no son las más óptimas para el proceso/producto del cliente. Siendo
humildes y preguntar por las razones del cual no son las más óptimas te
especializa en las soluciones y te capacita para cuestionar mejor a los
proveedores que decidan SI trabajarán en una solución.
B) La inversión promedio que el
proveedor sugiere por sus soluciones no genera un retorno de la inversión
atractiva para el cliente, ya sea por el tipo de industria en la que se trabaja
y/o tipo de productos que el cliente maneja. Obtener detalles de este motivo te
permitirá conocer el rango en lo que los otros proveedores deben andar y saber
si te están cotizando dentro de lo razonable o no.
C) En algunas ocasiones el argumento de
rechazo comprende más aspectos técnicos que sugieren requerir una solución más
sencilla de lo que el cliente está buscando o solamente realizar una
modificación a algún proceso actual, lo cual te permite conocer mejor la
tecnología del mercado y, posiblemente, romper algunos paradigmas.
Existen muchas
otras razones más.
Hay empresas que descartan buscar a
proveedores grandes, "caros" o de prestigio importante en soluciones por no querer pasar “la
humillación” de ser descartados. Nunca debes auto descartarte, deja que sea el
proveedor el que te descarte y te explique los motivos, esto enriquecerá tu
conocimiento y te dejará mejor preparado para la evaluación de las soluciones
que desarrollen los proveedores que participen.
8.- ETICA Y HONESTIDAD EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN
Se debe ser honesto en el nivel de
conocimiento y experiencia en proyectos, en todo momento es evidente. Ciertas
preguntas solo demuestran al proveedor especializado el desconocimiento en
inversiones significativas, se puede llegar a pensar si realmente es la persona
más indicada para evaluar decisiones de alto impacto. Proveedores que carecen
del conocimiento de negocio, o en algunos casos que carecen de profesionalismo,
desconocen los impactos de estas inversiones cuando son llevadas a cabo de la
manera menos conveniente.
El justificante de “lograr un
ahorro en la inversión” ha llevado a empresas a tomar decisiones que, en el
papel financiero se ven bastante bien, pero que en realidad desencadena en
daños colaterales a la cadena operativa y, en gran consecuencia, en el servicio
a los clientes.
9.- CONSECUENCIAS DE TOMAR DECISIONES SESGADAS
Además de los gastos adicionales, totalmente fuera de presupuesto, que se tienen que realizar en consecuencia de adquirir un
sistema de inversión reducida, los daños colaterales tendrán un impacto mucho mayor
para los cuales todos los involucrados, por lo general, entran en complicidad
al no querer cuantificar la magnitud del mismo.
Calidad en los productos,
intermitencia en el servicio de entrega, incertidumbre para cumplir los
programas de producción, acumulamiento de materia prima, incremento del
desperdicio, detención de entregas hacia los proveedores, cambios en la
programación de producción en los proveedores, crisis en la relación con los
clientes, desatención a otras partes importantes del proceso por enfocar a
todos en resolver a la brevedad posible la estabilidad del nuevo proceso,
tiempo extra, altas horas de trabajo generando desgaste personal, etc.
Puedo
continuar mencionando factores, impactos y alteraciones a la estabilidad
operativa, se debe tener presente que todo impacto tiene una consecuencia
financiera.
En mis años en industrias y servicios, he
visto empresas perder presencia en grandes cuentas por caer en la incapacidad
de dar servicio en tiempo y forma, incluso he visto a empresas llegar a perder
clientes importantes de manera gradual ya que la competencia no descansa, les fue ganando
presencia al mancillar su reputación de servicio y calidad.
En estas decisiones hay complicidad
en todas las áreas, por lo general las personas que van a terminar operando el nuevo equipo de fabricación no son tomadas en cuenta para dar puntos de vista, y son quienes levantan la mano cuando ya es demasiado tarde, cuando ya tienen el problema en las manos.
10.- CUANDO LAS DECISIONES GENERAN CASOS DE ÉXITO EJEMPLARES
La realidad también puede ser lo
opuesto al drama descrito en los párrafos anteriores, una nueva inversión no
debe ser motivo de inestabilidad operativa y problemas en el ambiente de
trabajo sino de oportunidad de crecimiento para todos.
En
mis años en las operaciones de empresas también he visto, y disfrutado, de arranques
exitosos, con una puesta a punto de equipos en par de semanas, de la mano del
proveedor en sitio y a distancia, dando los resultados esperados e incluso
superando expectativas. Ver a las empresas levantar su operación a nuevos
niveles de desempeño y de servicio, desarrollando nuevos productos y dando
confianza de eficiencia.
¿Cuál es la diferencia? ¿Dónde están
los puntos clave que determinan una inversión que tendrá un arranque exitoso o
de pesadilla?
En el siguiente artículo les
hablaré de los puntos que responden a estas preguntas. Durante mis años de
formación operativa he observado y analizado muchos casos, he aprendido y
vivido experiencias junto a responsables de proyectos, diseñadores,
fabricantes, instaladores y de la alta dirección de empresas.
Las conclusiones
las he sintetizado en una serie de consejos y aspectos clave de análisis que se
deben tomar en consideración, durante el proceso de evaluación y decisión en la
elección de proveedores para el diseño, fabricación e instalación de equipos y
sistemas de fabricación y soluciones, de cualquier industria: Especialmente inversiones
en “Capital Equipment”.
¡Tengan un excelente día!
Pedro Castillo
“¿por qué te esfuerzas tanto en adaptarte si naciste para sobresalir?”
